Найти архивные документы стало проще

Национальный архив Хакасии напоминает, что с июля 2020 года в республике работает Справочно-информационная система «База данных по местам хранения документов по личному составу».

Пилотная версия была запущена Федеральным архивным агентством в марте 2019 года, и включала сведения о документах по личному составу, хранящихся в федеральных государственных архивах.

В 2020 году в Справочно-информационную систему в полном объеме была включена информация о документах по личному составу организаций, хранящихся в Национальном архиве Республики Хакасия.

База данных предназначена для поиска местонахождения документов по личному составу. Чтобы получить оформленную в установленном порядке архивную справку или копии архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, необходимо направить запрос в архивное учреждение, которое является местом хранения документов по личному составу организации.

База данных построена как картотека организаций: каждая запись соответствует определенной организации, содержит сведения о ее переименованиях, подчиненности, о крайних датах документов по личному составу, месте их хранения. Такое построение позволяет вводить в систему также и данные о действующих организациях, хранящих документы по личному составу, с указанием их контактной информации.

Для удобства пользователей архивной информацией на странице Национального архива расположена ссылка на Общероссийскую справочно-информационную систему «База данных по местам хранения документов по личному составу», которая находится в открытом доступе. Информация по фондам Национального архива, содержащим документы по личному составу, внесена в «Базу данных ОСИС» в полном объеме и своевременно актуализируется.

Для того чтобы воспользоваться «Базой данных ОСИС» необходимо:

-   выйти на сайт Национального архива;

-   перейти по ссылке, кликнув на баннер «База данных по местам хранения документов по личному составу». После перехода в графе «Регион» выбрать «Республика Хакасия», в графе «Наименование организации» указать интересующую вас организацию и нажать кнопку поиск. После чего система покажет  всю имеющуюся информацию по искомой организации, а именно, название организации и ее переименования, даты имеющихся на хранении документов по личному составу, номер фонда и название архива,  в котором хранятся документы, а также контактную информацию архива.

Также для поиска документов ликвидированных организаций можно воспользоваться «Межархивным справочником документов по личному составу ликвидированных организаций, находящихся на хранении в фондах государственного и муниципальных архивов Республики Хакасия». Справочник размещен на сайтах Министерства культуры Республики Хакасия и Национального архива. Он содержит всю необходимую информацию о месте хранения документов ликвидированных организаций, хронологических рамках, видах имеющихся документов, переименовании организаций. По мере необходимости справочник дополняется новой информацией.

Дополнительная информация для СМИ по телефону: 8(3902)22-10-26, Прокопьева Евгения, отдел информационных архивных технологий и справочно-поисковых средств ГКУ РХ «Национальный архив», 8(3902) 248-120, Полина Крикливец, пресс-служба министерства культуры Хакасии.